8 أدوات لإدارة المشاريع مصممة لأي فريق

سواء كنت تعمل بالقطعة أو كنت جزءًا من فريق الشركة، فأنت بحاجة إلى بعض أدوات الإنتاجية لمواكبة المهام المعلقة والمواعيد النهائية للمشروع. ومع ذلك، توجد المئات من تطبيقات إدارة المهام في السوق اليوم، والعديد منها ليس ذا قيمة كما تعتقد، خاصة بالنسبة للفرق ذات الأحجام المختلفة. تتضمن هذه القائمة أدوات إدارة المشاريع التي توفر الميزات والتطبيق العملي، بغض النظر عن حجم فريقك أو الصناعة التي تعمل فيها.

1. الأفضل لسير العمل المعقد: Asana

سعر: مجاني مع خيار مميز

Asana هي أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع وجدتها لا تقدر بثمن بالنسبة للفرق من جميع الأحجام. الميزة المفضلة لدي هي قدرتها على تقسيم سير العمل المعقد إلى مهام ومهام فرعية يمكن التحكم فيها. إن القدرة على إضافة أوصاف تفصيلية وتعليقات وروابط ومرفقات مباشرة إلى المهام تحافظ على كل شيء منظمًا وسهل الوصول إليه.

كما أن تنوع خيارات التصور يساعد Asana على التميز عن المنافسين مثل Trello. سواء كنت تفضل اللوحات، أو القوائم، أو الجداول الزمنية، أو التقويمات، فإن Asana يسمح لكل عضو في الفريق بعرض المهام بتنسيق يناسب سير العمل بشكل أفضل. تعتبر هذه المرونة أمرًا ضروريًا لرؤية الصورة الكبيرة للمشروع والتفاصيل الدقيقة.

لقد استمتعت أيضًا باستخدام “Hacks” من Asana، وهي مجموعة من اختصارات لوحة المفاتيح وأكثر من 200 إمكانية تكامل. يمكن الوصول إلى Asana على الويب، كتطبيق سطح مكتب لنظامي التشغيل macOS وWindows، وعلى الأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل Android وiOS، مما يضمن إمكانية إدارة المشاريع من أي مكان.

2. الأفضل لتتبع المشاريع المرئية: الاثنين

سعر: مجاني مع خيار مميز

يعد موقع Monday.com عنصرًا أساسيًا في سير عملي اليومي كمدير محتوى لوكالة تسويق رقمي. ما أحبه في Monday هو واجهته البسيطة والملونة وميزات السحب والإفلات البديهية، التي تجعل من السهل على كل فرد في الفريق أن يظل منظمًا ومنتجًا، سواء كانوا يستخدمونه في متصفحهم، أو كتطبيق سطح مكتب، أو تطبيق الجوال.

يتيح لنا النظام الأساسي إدراج المشاريع والعمليات والمهام، وتعيينها لأعضاء فريق محددين ببضع نقرات فقط، ثم تعيين تحديثات الحالة لكل مهمة. سواء كنا نضع علامة على شيء ما على أنه “قيد التقدم” أو “متوقف” أو “مكتمل”، فإن تحديثات الحالة هذه تجعل الجميع متسقين فيما يتعلق بالوضع الحالي. علاوة على ذلك، تسمح لنا الجداول الزمنية بتتبع التقدم والحفاظ على المواعيد النهائية، وهو أمر ضروري لحياة الوكالة.

واجهة يوم الاثنين قابلة للتكيف بدرجة كبيرة، مع قوالب وخيارات تخطيط تلبي أنماط العمل المختلفة. يمكن لكل عضو في الفريق اختيار طريقة عرض تناسب احتياجاته بشكل أفضل – لوحة أو قائمة أو جدول زمني – وإعداد مساحات عمل ولوحات متعددة. وبطبيعة الحال، فإن القدرة على أتمتة المهام توفر الكثير من الوقت، كما أن إعداد عمليات الأتمتة هذه أمر بسيط – حتى بدون خبرة في البرمجة.

3. رائع للفرق الصغيرة: Trello

سعر: مجاني مع خيار مميز

Trello هي أداة إدارة مشاريع بسيطة وفعالة على غرار لوحة Kanban، وهي مثالية للفرق الصغيرة وسير العمل المباشر. فهو يسمح للفرق بإنشاء لوحات، حيث يمكن نقل المهام، الممثلة كبطاقات، عبر تسميات القائمة المختلفة مع إحراز التقدم. في حين أن تصميمه البسيط ممتاز لإدارة المهام البسيطة، إلا أن Trello قد لا يكون الخيار الأفضل للمشاريع المعقدة أو المؤسسات الكبيرة التي تضم فرقًا واسعة النطاق.

تكمن قوة Trello في بساطته. يمكنك إعداد العدد الذي تحتاجه من اللوحات لتنظيم المهام، سواء حسب المشروع أو مرحلة سير العمل أو نوع المهمة. يمكن تخصيص كل بطاقة على اللوحة بأوصاف تفصيلية وتواريخ البدء والاستحقاق ومرفقات الملفات. أجد أن إضافة تسميات مرمزة بالألوان مفيد بشكل خاص لتحديد حالة المهمة أو فئتها بسرعة. إن ذكر أعضاء الفريق في التعليقات يبقي الجميع على اطلاع، مما يجعل التواصل مباشرًا ومركزيًا.

ومع ذلك، فإن Trello له حدوده، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة. إن الافتقار إلى طرق العرض المتقدمة، مثل الممرات أو لوحات معلومات المهام التفصيلية، يجعل من الصعب على الأفراد إدارة عبء العمل الخاص بهم ضمن فريق كبير. الإصدار المجاني أيضًا مقيد إلى حد ما: فهو لا يقدم عمليات تكامل، والعديد من ميزات Trello الأكثر تقدمًا تتطلب خطة مدفوعة.

4. أفضل أداة للمؤسسات: Wrike

سعر: مجاني مع خيار مميز

Wrike هي أداة قوية لإدارة المشاريع وجدتها مناسبة بشكل خاص للفرق الكبيرة والمشاريع على مستوى المؤسسات. مجموعة الميزات الشاملة وخيارات التخصيص تجعلها متعددة الاستخدامات بما يكفي للتعامل مع سير العمل المعقد عبر الصناعات المختلفة.

أعتقد أن لوحات معلومات Wrike القابلة للتخصيص تمثل نقطة بيع رائعة. أقدر مدى سهولة إعداد الأدوات والملاحظات والموارد الأخرى التي تعزز التعاون وتحافظ على توافق الفريق. علاوة على ذلك، يمكن تخصيص كل مساحة عمل بالمجلدات والمشاريع المتعددة، وهو أمر مفيد بشكل خاص للفرق الكبيرة التي تدير العديد من المبادرات في وقت واحد.

إن مجموعة الميزات وطرق العرض القوية التي يتمتع بها Wrike تجعله الخيار الأفضل للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى إدارة المشاريع المعقدة ذات الأجزاء المتحركة المتعددة. إنها ليست مجرد أداة أخرى لإدارة المشروعات – إنها حل شامل يتناسب مع احتياجات فريقك.

5. أفضل ميزات التحليلات: الخلية

سعر: مجاني مع خيار مميز

Hive هي أداة لإدارة المشاريع تتميز بالتطوير الذي يعتمد على المستخدم وميزات التحليل القوية. يمكنك إنشاء ما يصل إلى ثلاث لوحات معلومات لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ومراقبة إنتاجية الفريق. تحدد هذه الميزة التي لا تقدر بثمن الاختناقات حتى تتمكن من معالجة المشكلات قبل تفاقمها.

ما يجعل Hive فريدًا هو التزامه بالتطور مع احتياجات المستخدم. من خلال خيارات مثل مخططات جانت ولوحات كانبان والجداول والمحافظ وطرق عرض التقويم، تتيح لك Hive اختيار التخطيط الذي يناسب سير عملك بشكل أفضل. تتيح لك ميزات تتبع الوقت والجدول الزمني أيضًا قياس عدد الساعات التي تقضيها في المهام، وهو أمر بالغ الأهمية للتخطيط والوفاء بالمواعيد النهائية.

تتألق Hive أيضًا في ميزات أتمتة المهام وقدرات التكامل، تمامًا مثل Asana. يعمل نظام المراسلة المدمج بسلاسة للحفاظ على تنظيم اتصالات الفريق وسهولة الوصول إليها.

6. أفضل مساحة عمل شاملة: الفكرة

سعر: مجاني مع خيار مميز

Notion هي أكثر من مجرد أداة لإدارة المشروع؛ إنها مساحة عمل شاملة غيرت عدد الأشخاص الذين يقومون بتنظيم وإدارة عملهم. تكمن قوة Notion في إنشاء مساحة عمل سلسة ومتكاملة. يتم تنظيم كل شيء في مساحات عمل، والتي يمكنك بعد ذلك إضافة صفحات إليها للمشاريع الفردية أو المهام أو الملاحظات التفصيلية. تعمل هذه الصفحات تقريبًا مثل موقع wiki الشخصي، مما يعني أنه يمكنك تنظيم المعلومات بالطريقة التي تريدها بالضبط.

أثناء الاختبار، أحببت سهولة الاستخدام لإدراج الكتل وقوائم المراجعة ومرفقات الملفات، مما يجعل كل صفحة مركزًا ديناميكيًا وقابلاً للتخصيص لأي مهمة أتعامل معها. أنا أيضًا أحب خيارات العرض المرنة في Notion، لأنها تساعدك على البقاء منظمًا وإلقاء نظرة عامة على عملك.

ومع ذلك، لم يتم تصميم Notion للتنافس مع أدوات إدارة المشاريع الأكثر تطورًا عندما يتعلق الأمر بالميزات المتقدمة مثل مخططات جانت، أو تتبع الوقت، أو عمليات تكامل التطبيقات الشاملة. بالنسبة للفرق الصغيرة أو أولئك الذين يقدرون مساحة عمل مرتبة وقابلة للتخصيص، أعتقد أن Notion هو الحل الأمثل للجمع بين إدارة المشاريع وتدوين الملاحظات والمهام الإنتاجية الأساسية الأخرى.

7. الأفضل للإدارة بمساعدة الذكاء الاصطناعي: ClickUp

سعر: مجاني مع خيار مميز

ClickUp هي شركة قوية عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع بمساعدة الذكاء الاصطناعي، حيث تقدم حلاً شاملاً يتكيف مع احتياجات كل من الفرق الصغيرة والمؤسسات الكبيرة. باعتباري شخصًا اختبر بشكل مباشر فوائد الذكاء الاصطناعي في تبسيط سير العمل، وجدت أن ميزات ClickUp الذكية ستغير قواعد اللعبة في إدارة المشاريع المعقدة بكفاءة.

على سبيل المثال، يمكن لأتمتة المهام المعتمدة على الذكاء الاصطناعي في ClickUp التعامل مع المهام المتكررة، وتحديد أولويات سير العمل، والتنبؤ بالجداول الزمنية للمشروع بناءً على البيانات التاريخية. وهذا يوفر الوقت ويضمن بقاء فريقك على المسار الصحيح بأقل قدر من التدخل اليدوي. ويساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا في فرز المهام لتحديد الاختناقات المحتملة، وتقديم حلول استباقية قبل تصاعد المشكلات.

كما يمكن أن يكون تكامل التقارير والرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي في ClickUp مفيدًا للغاية. يمكن للأداة تحليل بيانات المشروع وإنشاء تقارير تسلط الضوء على أداء الفريق ومعدلات إنجاز المهام والمجالات المحتملة للتحسين. هذا المستوى من الرؤية لا يقدر بثمن لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين سير العمل.

8. أفضل خيار للترميز المنخفض: Quickbase

سعر: نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا، وتبدأ الأسعار من 35 دولارًا شهريًا

Quickbase هي أداة إدارة المشاريع التي يمكن استخدامها للفرق التي تحتاج إلى وظائف قوية دون منحنى التعلم الحاد. باعتباري شخصًا يقدر الكفاءة والبساطة، وجدت أن Quickbase مناسب بشكل خاص للفرق الأقل ذكاءً في مجال التكنولوجيا ومديري المشاريع الذين يرغبون في إعداد المشاريع وإدارتها دون التورط في عمليات البرمجة أو التكامل المعقدة.

نقطة البيع الرئيسية لـ Quickbase هي منهجها بدون تعليمات برمجية لإدارة المشاريع. يعد إعداد سير العمل وأتمتة المهام والتكامل مع التطبيقات الأخرى أمرًا سهلاً ولا يتطلب أي خبرة فنية. وهذا، إلى جانب واجهته سهلة الاستخدام، يجعل من السهل إنشاء لوحات المعلومات وإنشاء التطبيقات وتنظيم قوائم المهام.

يتكامل Quickbase بسلاسة مع مجموعة واسعة من الأدوات والأنظمة الأساسية الأخرى. كما أنه يوفر إمكانات إعداد تقارير ممتازة، وكل ذلك بدون دعم تكنولوجيا المعلومات. يمكّنك هذا من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وإبقاء المشاريع على المسار الصحيح بأقل قدر من المتاعب.

نصيحة: هل تريد الابتعاد عن متابعة مشاريعك من خلال بريدك الإلكتروني؟ تحقق من مراجعتنا لـ CooperativeHQ.

كل تطبيق من تطبيقات إدارة المهام المذكورة أعلاه له مجموعة من المزايا والعيوب الخاصة به. بالنسبة لمعظم الفرق، فإن تحديد الميزات التي تحتاجها والتخطيط الذي سيعمل بشكل أفضل لمشاريعك هو مجرد مسألة تحديد الميزات التي تحتاجها وما إذا كانت مخصصة للمشاريع المعقدة أو البسيطة.

حقوق الصورة: DepositPhotos. جميع لقطات الشاشة بواسطة ميغان جلوسون.