لماذا Excel هو أداة إدارة المشاريع الوحيدة التي أحتاجها

لقد جربت العديد من أدوات إدارة المشاريع ، لكنني ما زلت أعود إلى Excel لإدارة المشروع. على الرغم من أنه قد لا يكون مثاليًا للجميع ، إلا أنه حل بسيط وفعال تعرفه بالفعل كيفية استخدامه.

حرة للبدء

من الصعب المجادلة مجانًا. لقد اكتشفت العديد من أدوات إدارة المشاريع التي أردت استخدامها ، احتفظت ببعض من أفضل الميزات وراء PayWall. مع Excel ، كل شيء تقريبا هو حرة مقدما. لقد واجهت فقط اثنين من خيارات التنسيق التي تتطلب اشتراك Office 365 ، على الرغم من وجود فوائد للاشتراك.

إنه مجاني لاستخدام Excel Online. يمكنك حتى الحصول على 5 غيغابايت من التخزين المجاني لوثائق المكاتب.

إذا كنت بحاجة إلى خيار سطح مكتب مجاني ، فهناك بدائل متعددة مجانية.

أنا أعرف بالفعل كيفية استخدامه

أصبح استخدام Excel لإدارة المشروع أمرًا غير عقلاني عندما أدركت أنني لا أحتاج إلى قضاء ساعات أو أسابيع في محاولة لمعرفة كيفية استخدامه. لقد استخدمته لسنوات. إذا كنت تعرف بالفعل كيفية إنشاء صيغ ، وتوضيح المظهر من خلال التنسيق ، وتنظيم علامات التبويب الخاصة بك ، لديك كل ما تحتاجه لإدارة أي مشروع تقريبًا.

في الوقت الذي أنقذته على تعلم استخدام شيء جديد ، قضيت في تصميم عدد قليل من القوالب لاستخدامها في مشاريع جديدة.

قوالب حرة ورخيصة واسعة

أدرك أن الكثير من الناس ليسوا كذلك في تصميم جداول البيانات ، ولكن الصفوف والأعمدة البسيطة تجمع وليست فعالة لإدارة المشاريع.

فقط ابدأ بقالب إدارة المشاريع المجاني أو الرخيص. ستجد العديد من الخيارات داخل Excel نفسها. هذه تتيح لك تتبع المهام والجداول الزمنية والميزانيات والمزيد. كل ما عليك فعله هو إدخال بياناتك الخاصة والاستمتاع بها.

تخصيصه تمامًا لاحتياجاتي

توفر معظم أدوات إدارة المشروع خيارات التخصيص الحد الأدنى. بالتأكيد ، يمكنني تغيير الألوان وربما حتى إضافة/إزالة بعض الحقول ، لكنني عالق مع تخطيطها ، وهو أمر غير فعال دائمًا بالنسبة لي.

عند استخدام Excel لإدارة المشاريع ، لدي سيطرة كاملة على كيفية ظهور كل شيء ويشعر به. لا تحتاج حتى إلى أن تبدو مثل جدول البيانات.

من المسلم به أن الأمر يستغرق بعض الوقت لتخصيص جدول بيانات بالكامل. ومع ذلك ، يمكنك استخدامه أثناء إجراء تعديلات. على سبيل المثال ، لدي جدول بيانات قمت بإنشائه منذ أكثر من عقد من الزمان لتتبع تواريخ الاستحقاق التي ما زلت أقوم بتعديلها من وقت لآخر.

سهل التوسع أو نسخ

لا تحتاج دائمًا إلى إنشاء جدول بيانات Excel جديد من نقطة الصفر لكل مشروع. هل تغيرت متطلباتك؟ فقط اضبط جدول البيانات الخاص بك. أضيفت أعضاء الفريق الجدد؟ قم بتوسيع الورقة الخاصة بك مع علامات التبويب لكل عضو جديد.

أحب الحصول على جدول بيانات منفصل لكل عميل. قد تفضل جدول بيانات مختلف لكل مشروع فردي أو حتى مجرد مشروع جديد كل عام لتتبع نتائج أفضل. بمجرد إنشاء واحد ، يمكنني فقط نسخه وإجراء بعض التعديلات للبدء بعميل أو مشروع جديد.

فقط اذهب إلى ملف -> إنشاء نسخة.

يمكنني مشاركتها مع الآخرين

إذا كنت أعمل مع شخص آخر أو فريق صغير ، فمن السهل مشاركة جدول البيانات الخاص بي مع الآخرين. حتى إذا لم يكن لدى الشخص Excel ، فلا يزال بإمكانه الوصول إليه مجانًا عبر الإنترنت أو تنزيله واستخدامه ببديل مجاني Excel.

نظرًا لأن تنسيقات ملف Excel شائعة جدًا ، يمكن قراءة معظم البدائل المجانية وحفظها في هذه التنسيقات. إذا كنت أرغب في المشاركة دون تحرير أي شخص ، فيمكنني فقط مشاركتها كـ PDF.

ما أحبه هو أنه يمكنني مشاركة جداول البيانات الخاصة بي ومعرفة أن الآخرين على الأرجح يعرفون بالفعل كيفية استخدام كل شيء. يمكننا تحديث التفاصيل حسب الحاجة دون الحاجة إلى طرح الكثير من الأسئلة حول أداة إدارة المشروع الفعلية.

التنسيق الشرطي يبقيني على المسار الصحيح

إنه أمر بسيط ، لكن التنسيق المشروط هو أحد ميزاتي المفضلة عند استخدام Excel لإدارة المشروع. أفتح الورقة الخاصة بي وأرى على الفور نظرة عامة مشفرة بالألوان تظهر المواعيد النهائية القادمة وما إذا كنت متأخراً.

يمكنني أيضًا أن أرى ما إذا كان قد تم استلام الدفعة لمشروع أو أحتاج إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتذكير ، وما إلى ذلك. يجب علي فقط إعداد تنسيق مشروط لخلايا محددة ، وأنا جميعًا. يمكنني تسليط الضوء على الخلايا ، وإضافة مقاييس الألوان ، وإدراج الصيغ.

اذهب إلى الصفحة الرئيسية -> التنسيق الشرطي. اعتمادًا على كيفية إعداد شريط الأدوات الخاص بك ، قد تحتاج إلى الذهاب إلى الصفحة الرئيسية -> الأنماط أولاً.

إنشاء علامات تبويب مختلفة لمختلف الجوانب

كما هو الحال مع أي أداة لإدارة المشاريع ، ستحتاج إلى أكثر من مجرد قائمة بالمهام. ستحتاج إلى جدول زمني ، وقائمة المهام ، المسؤولة ، والملاحظات ، وتفاصيل الاتصال ، والميزانية ، وأكثر من ذلك بكثير. يعد إنشاء مربع بحث للعثور بسرعة على التفاصيل في جدول البيانات الخاص بك فكرة جيدة لتصميمات أكثر تعقيدًا.

عند استخدام Excel لإدارة المشروع ، ما عليك سوى إنشاء علامة تبويب أو ورقة مختلفة لكل جانب. احصل على واحدة لميزانيتك ، وآخر لجهات الاتصال ، وآخر للمهام والملاحظات ، وآخر للجدول الزمني الخاص بك.

يمكن أن تبدو كل ورقة مختلفة تمامًا. على سبيل المثال ، تتبع الجدول الزمني لمشروعك عن طريق إنشاء مخطط Gantt. على الرغم من أنه يمكنك القيام بذلك من نقطة الصفر ، أقترح استخدام قالب مجاني مثل هذا ، والذي يمكنك أيضًا العثور عليه من خلال البحث داخل Excel.

بالنسبة للفرق الكبيرة ، قد لا يكون Excel دائمًا هو الخيار الأفضل. ولكن ، إذا كنت مبدعًا بعض الشيء وتريد توفير المال ، فإن Excel مثالي لإدارة أي مشروع تقريبًا كفريق فردي أو صغير.

ائتمان الصورة: pexels. جميع لقطات الشاشة بواسطة Crystal Crowder.