أهم وظائف Microsoft Outlook الإضافية لتحسين تجربة البريد الإلكتروني لديك

سواء كنت تستخدم Microsoft Outlook بشكل عرضي أو للعمل؛ يمكننا أن نتفق على أنه من الصعب إدارة رسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من أن Outlook هو بالفعل عميل بريد إلكتروني قوي، إلا أن هناك العديد من الوظائف الإضافية المتاحة لتحسين استخدامه في المهام اليومية. لقد قمت هنا بتجميع قائمة بأهم الوظائف الإضافية لتعزيز إنتاجيتك والمساعدة في الإدارة والتعاون والتنظيم والتواصل والتكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).

1. Boomerang for Outlook: الأفضل لتأخير البريد الإلكتروني

على الرغم من أن Outlook يسمح بالفعل بجدولة البريد الإلكتروني، فإن Boomerang يأخذ ذلك إلى مستوى جديد تمامًا. يشبه الأمر وجود مساعد شخصي يقوم بجدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وإيقاف صناديق البريد الوارد الخاصة بك مؤقتًا عندما تحتاج إلى التركيز، وتعيين تذكيرات لتلك المتابعات التي غالبًا ما تغيب عن ذهنك.

علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا إدراج روابط التتبع لمعرفة متى تم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تضمن المرونة في تأخير إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وصولها في الوقت المناسب للمستلمين. يعد Boomerang مفيدًا جدًا لإدارة المشاريع في المناطق الزمنية المتعددة.

2. تكبير اجتماعات Outlook الافتراضية

يعد دمج Zoom في Outlook الخاص بك أمرًا سهلاً لأنه التطبيق المفضل للاجتماعات الافتراضية لمعظم الشركات. يتيح لك المكون الإضافي أو الوظيفة الإضافية Zoom جدولة روابط الاجتماع أو الانضمام إليها أو إضافتها إلى قائمة الأحداث في تقويم Outlook الخاص بك. نسخ ولصق سريع لإدراج رابط URL وطلب المعلومات.

تعمل مرونة دمج Zoom مع Outlook على تقليل الضغط الناتج عن الإعداد المستمر للاجتماعات الافتراضية وتقليل الاتصال ببضع نقرات فقط. تجعل ميزات Zoom الشاملة بمثابة وظيفة إضافية مثالية للاستخدام غير الرسمي أو العمل.

3. FindTime: الأفضل لجدولة الاجتماعات

في بعض الأحيان، يكون العثور على وقت مناسب للاجتماعات بمثابة كابوس. بدون الأدوات المناسبة، يمكن أن تصبح بسرعة بمثابة كرة بينج بونج لرسائل البريد الإلكتروني، مما يؤدي إلى الفوضى. وبالتالي، FindTime يساعد على تجاوز كل هذه المتاعب.

إنها وظيفة إضافية في Outlook تسمح لك باقتراح عدة أوقات للاجتماعات في بريدك الإلكتروني، مما يسمح للأشخاص بالتصويت على ما يناسبهم بشكل أفضل. وبالتالي، مما يتيح لك مجموعة من النتائج لاختيار الوقت الأنسب للجميع.

4. الوظيفة الإضافية لـ Microsoft Teams Outlook: مركز العمل الجماعي

لماذا تترك Outlook بينما يمكنك جلب مركز العمل الجماعي والتعاون؟ يتيح لك دمج Microsoft Teams في Outlook جدولة الاجتماعات والانتقال إليها دون بذل أي جهد.

قم بإنشاء المستندات ومشاركتها والتعاون في العمل عليها باستخدام الوظيفة الإضافية Teams واجعل Outlook مركزًا لتعاون الفريق. نظرًا لأن كلاهما يشتركان في نظام Microsoft البيئي، فإن التكامل بسيط وسريع وموثوق.

5. مترجم مايكروسوفت لبرنامج Outlook

باستخدام الوظيفة الإضافية Microsoft Translator لبرنامج Outlook، أصبح التواصل بلا حدود. تكسر هذه الوظيفة الإضافية كل حاجز لغوي عن طريق ترجمة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.

هناك أيضًا خيار إثبات الفشل للترجمة يدويًا في حالة فشل الخيار التلقائي. إذا كنت تعمل مع فريق دولي أو عملاء دوليين، فإن دمج ذلك سيكون له تأثير فوري على اتصالاتك.

6. DocuSign for Outlook: الأفضل للتوقيع الإلكتروني

يعد تقليل البصمة الكربونية هدفًا لمعظم الشركات ويساعد تكامل DocuSign في تحقيق ذلك. استبدل المسار الورقي بالتوقيعات الإلكترونية من بريدك الإلكتروني. أضف توقيعًا إلى المستندات في Outlook بشكل قانوني وآمن باستخدام مؤشر الماوس.

ومن خلال هذا التكامل، يمكنك أيضًا حفظ المستندات الموقعة في OneDrive. على الرغم من أن هذا مخصص لأولئك الذين يربطون حسابات DocuSign بـ Office365.

7. Salesforce: الأفضل لإدارة علاقات العملاء (CRM).

تعد Salesforce واحدة من أفضل أدوات إدارة علاقات العملاء لخبراء المبيعات وفرق دعم العملاء. يعد دمج Salesforce في Outlook بمثابة تغيير في قواعد اللعبة لأنه يوفر تحديثات لبيانات CRM في الوقت الفعلي.

تعمل وظيفة Microsoft Outlook الإضافية هذه على تسهيل إدارة علاقات العملاء من خلال ضمان إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات في مكان واحد. ومن ثم، يمنعك من تفويت العملاء المحتملين أو الإجراءات أثناء التوفيق بين التفاعلات المتعددة.

8. Evernote لبرنامج Outlook

يعد Evernote أحد أفضل التطبيقات للتنظيم ووضع العلامات وكتابة اليوميات وإنشاء دفاتر الملاحظات. يعد دمجه في Outlook بمثابة هبة من السماء لأولئك الذين يفقدون معلومات البريد الإلكتروني المهمة بسبب الفوضى.

يتيح لك Evernote استخدام فئات Outlook لتنظيم البريد الإلكتروني. يمكنك حفظ رسائل البريد الإلكتروني مباشرة في دفاتر ملاحظات Evernote مع العلامات، مما يسهل استرجاعها لاحقًا. إنه مثالي لمديري المشاريع والباحثين، على الرغم من أن أي شخص يعاني من فوضى البريد الإلكتروني سيجده مفيدًا أيضًا.

9. التدقيق الإملائي باستخدام Grammarly لبرنامج Outlook

Grammarly هو بوفيه مفتوح للكتابة يحتوي على كل ما يمكنك تناوله. مساعد ذكاء اصطناعي قوي يضمن اتصالاً دقيقًا وخاليًا من الأخطاء. يضمن دمج Grammarly مع Outlook مراقبة التهجئة والنحو وعلامات الترقيم في الوقت الفعلي.

بالإضافة إلى ذلك، تقترح ميزة الذكاء الاصطناعي تعديلات في الأسلوب والأسلوب لتحسين الاحترافية. قل وداعًا لتلك الأخطاء المطبعية الصارخة والجمل المعقدة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؛ يضمن Grammarly نغمة سهلة ومتسقة ومصقولة. إنها مثالية لغير الناطقين بها.

10. Trello لتعاون فريق Outlook

سد الفجوة بين إدارة المشروع والتواصل مع Trello for Outlook. يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام وبطاقات Trello أو دمج تقاويم لوحات Trello مع Outlook.

وفي كلتا الحالتين، يمكنك الوصول إلى تحديثات المهام – من يعمل على ماذا ومدى تقدمه، دون مغادرة Outlook، مما يجعله مثاليًا لمديري المشاريع.

إذن، إليك ما يلي – أهم وظائف Microsoft الإضافية التي يمكنها تحسين كيفية إدارة وتنظيم والتعاون في Microsoft Outlook الخاص بك. تم تصميم كل منها لتحسين جانب من جوانب أنشطتك اليومية وتحويل Outlook الخاص بك إلى قوة ديناميكية للإنتاجية. إذا كنت من محبي Microsoft OneNote، فألقِ نظرة سريعة على الوظائف الإضافية المفيدة المحددة لبرنامج OneNote.

حقوق الصورة: Unsplash وجميع لقطات الشاشة بواسطة هندرسون جايدن هاربر.